1. Diễn đàn Fliponlineđang tuyển nhiều Mod cùng nhiều quyền lợi hấp dẫn. Bạn quan tâm thì xem tại đây nha: Tin tuyển Mod
    Dismiss Notice

Kinh Nghiêm Về Rủi Ro Trong Tổ Chức Sự Kiện 1

Thảo luận trong 'Dịch vụ truyền thông, truyền hình' bắt đầu bởi lynguyenphuong3112, 2/6/18.

  1. lynguyenphuong3112

    lynguyenphuong3112 New Member

    Một doanh nghiệp tư vấn tổ chức buổi đàm thảo nhằm giới thiệu kết quả của mình. Cho rằng công việc này không phức tạp, doanh nghiệp không thuê công ty dịch vụ mà tự đứng ra lo liệu. Vì book khách sạn mắc nhất ở Sài Gòn nên mọi thứ cần thiết cho hội thảo đã được sắp đặt chu đáo.

    Nhưng điều mà công ty không dự liệu trước là tính học thuật quá sâu của hội thảo - nhiều giáo sư, tiến sĩ lên đọc những bài văn thuyết trình dài dòng buồn ngủ - khiến khán giả khó hiểu, trong khi đó thời gian dành cho phần thảo luận lại không còn.

    Event kéo dài đến hơn 9 giờ tối, khách mời bỏ về hết, buổi tiệc của công ty xem như thất bại. Nên chi tiền trăm triệu gửi vào để quảng cáo qua event hình ảnh công ty nhưng hiệu quả lại không đạt như mong muốn. Có thể công ty cho rằng một hội thảo được tổ chức trang trọng - mướn địa điểm sang trọng, nhiều bài nói quá siêu, chiêu đãi hấp dẫn khách tham dự, trong khi đó kháchmời có thể đặt câu hỏi và thêm ý kiến đóng góp để hiểu về topic.

    Lẽ ra, công ty nên báo cho diễn giả biết trước về đối tượng khách mời và kiểm tra được mọi thứ của các tác giả để không rơi vào tình thế bị động.

    Cũng có những điều không mong muốn xảy ra cho công ty hay nhà tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ”. Đầu tiên là chuyện xin phép tổ chức họp báo, vốn đã được ban operation lý quy định rõ ràng hơn: thời gian cho phép công ty Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy ngày.

    Ai lo tổ chức họp báo cho doanh nghiệp nước ngoài mà không hiểu quy tắc này, cứ chờ gần đến ngày mới hỏi thì khó chừng phải rơi vào cảnh... hoãn họp!

    Tiếp nữa là dựng băng rôn cho event. Nếu có công ty tổ chức sự kiện nào hứa với khách hàng là sẽ dựng băng rôn ít nhất trong 1 tuần, ở hơn hai mười địa điểm “đắc địa” trong thành phố thì chỉ là... hứa hão! Nguyên nhân thời gian treo băng rôn tối đa thường chỉ được phép năm ngày và chỉ được treo ở 20 địa điểm.

    Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng... doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ...

    Đã có doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng tại một khách sạn hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức không chứa nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận thăm dò trước, có thể doanh nghiệp sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn.

    Chẳng hạn, nếu lượng khách mời vượt quá 500 người thì tại TPHCM chỉ có các khách sạn Equatorial, Sheraton và Park Hyatt là có khán phòng đủ rộng; ở Hà Nội thì có khách sạn Melia và Deawoo. Các khách sạn khác dù có nhiều “sao” nhưng sức chứa chỉ tối đa 300-400 người.

    Nhiều doanh nghiệp đã “sốc” khi làm chương trình mang tính chất giao lưu cộng đồng tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ... Hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo...

    Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn. Muốn được việc, doanh nghiệp phải bóp bụng trả thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.

    Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng là một nguyên nhân gây trục trặc. Người mẫu không thể diễn khi sân khấu cứ được thiết kế theo kiểu... đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ trách âm thanh không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn.
     
    Đang tải...

Chia sẻ trang này